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Programma di Etica e Conformità

I nostri dipendenti rispettano leggi e regolamenti, coerentemente con il nostro impegno in termini di onestà, equità e integrità.

Il focus del programma di AbbVie per l’Etica e la Conformità

Una forte leadership

In AbbVie tutti i dipendenti sono chiamati a
contribuire e rafforzare una cultura centrata su comportamenti etici e conformi alle normative. In AbbVie il Team dedicato a “Etica & Compliance”, “Office of Ethics and Compliance” (OEC), si focalizza sullo sviluppo e il rafforzamento del nostro programma di Compliance. L’OEC è guidato al Chief Ethics and Compliance Officer (CECO), membro del senior management, che aggiorna regolari rapporti in tema di compliance al Presidente del Consiglio di Amministrazione e amministratore Delegato e ad altri componenti del Top Management, nonchè al Consiglio di Amministrazione AbbVie e al comitato di Politica Pubblica. Lo staff dell’OEC fornisce specifico supporto ai dirigenti, ai dipendenti e a tutto il business AbbVie in generale.

Per assistere l’implementazione del programma di compliance, AbbVie ha un comitato di Codice di Condotta Aziendale (Business Conduct Committee - BCC) e un Comitato Statunitense di Conformità Farmaceutica (US Pharmaceutical Compliance Committee - PCC). Entrambi i comitati sono presieduti dal CECO e includono dirigenti di alto livello che sono direttamente responsabili nei confronti del Presidente del Consiglio di Amministrazione e dell’Amministratore Delegato. Entrambe le commissioni tengono riunioni periodiche per discutere questioni di conformità all'interno delle rispettive istituzioni, incluso l'adempimento degli obblighi e degli impegni legali e normativi, la valutazione del nostro programma di conformità, i cambiamenti nell'ambiente legale e regolatorio, le aree di rischio, le best practices e i miglioramenti al programma.

Al di fuori degli Stati Uniti, il nostro Programma di Conformità di Affiliata è gestito dai Comitati locali, i quali sono composti dall’Amministratore Delegato e altri alti dirigenti all’interno del paese. Lavorando con lo staff dell’OEC, i Comitati di Conformità di Affiliata sono responsabili giorno per giorno delle funzioni del programma di Compliance, che includono il monitoraggio della conformità, la revisione delle Policies e delle procedure, provvedendo inoltre ad assicurare un’adeguata conoscenza e formazione sul programma, e a fornire direttive guida ai dipendenti locali. I comitati si incontrano con regolarità per discutere le problematiche emergenti e lavorano con lo staff OEC quando nuovi programmi su compliance e awareness vengono lanciati. Esperti in compliance sono dislocati in tutto il mondo e forniscono  supervisione e linee guida ai Comitati di Conformità di Affiliata.

Standard codificati

Il Code of Business Conduct, cartaceo e online, è predisposto per fornire le linee guida  fondamentali e i requisiti per un comportamento etico.

I dipendenti AbbVie leggono e certificano ogni anno la loro adesione al nostro codice, il quale stabilisce chiaramente che AbbVie non tollera comportamenti illegali e non etici in nessun aspetto del proprio business. Si enfatizza l’importanza della condotta etica e onesta, nell’aderire alle politiche e alle procedure di AbbVie, trattando in modo appropriato informazioni confidenziali, evitando conflitti di interesse e conservando documenti e registri AbbVie con accuratezza e integrità. Si richiede inoltre ai nostri dipendenti di porre domande e di riferire preoccupazioni in merito a questioni di compliance.

Oltre al nostro Codice, abbiamo politiche e procedure che guidano i dipendenti su come condurre le attività quotidiane. Esse comprendono, leggi e regolamenti attinenti, che includono norme su alimenti e farmaci e leggi riguardanti i programmi di assistenza sanitaria del Governo. Queste prendono in considerazione le best practice dell’industria, comprese le disposizioni dell’International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations (IFPMA) - Code of Pharmaceutical Marketing Practices and the Pharmaceutical Research CRL e Manufacturers of America’s (PhRMA) Code on Interactions with Health Care Professionals, come pure altri codici applicabili dell’industria del  Pharma. Aggiorniamo periodicamente  le nostre politiche per incorporare  le modifiche di leggi e codici industriali, incluse le norme che riguardano regali, pasti e formazione che forniamo ai professionisti del settore sanitario.

Linee efficaci di comunicazione

Creare un ambiente dove i dipendenti possano sollevare domande e preoccupazioni aiuta a far progredire il nostro impegno in termini di comportamento etico. Abbiamo istituito sistemi e processi  per i dipendenti e altri per porre domande, sollevare preoccupazioni e riportare violazioni reali o sospette del nostro Codice, delle nostre politiche e procedure, nonchè di leggi e regolamenti, senza timore di contestazioni e ritorsioni. Mettiamo a disposizione una serie di risorse destinate ai dipendenti come la Ethics and Compliance Helpline (800-254-0462), un numero
di telefono e una  web-based hotline, attiva 24 ore al giorno, sette giorni su sette. I dipendenti possono anche contattare l’OEC oppure  il CECO direttamente.

Tutte le osservazioni sono analizzate e le azioni correttive sono prese quando risulta necessario, compresa la fine del rapporto con il dipendente o con il fornitore. In accordo con i nostri obblighi legali o interni, trasmettiamo le informazioni su effettive o potenziali violazioni ai massimi dirigenti, al Consiglio e al Governo, ove opportuno. L’OEC crea inoltre opportunità per realizzare interazioni faccia a faccia con i dipendenti attraverso la partecipazione a incontri nazionali, regionali e locali. Le problematiche sono inoltre evidenziate nel nostro sito intranet di OEC, nonchè attraverso altri veicoli di comunicazione mirati.

Formazione attinente

I dipendenti negli Stati Uniti, Porto Rico e in America Latina partecipano al nostro Legal and Ethics Resource Network program,  un sistema di  training basato su piattaforma web disegnato per accrescere la conoscenza delle policies e delle procedure, così come le implicazioni etiche e legali delle decisioni di business. Un altro approccio di successo è stato l’uso interattivo di giochi di sfida etica, durante i quali i dipendenti locali si incontrano faccia a faccia con rappresentanti dell’OEC per porre domande e discutere le politiche della società.

Responsabilità

I dipendenti di AbbVie e altro personale coinvolto devono aderire al nostro Codice come condizione per un rapporto di lavoro continuativo. Chiunque violi il nostro Codice o qualunque policy o procedura è soggetto a un’appropriata azione disciplinare. Ogni dipendente di AbbVie che non segnala una violazione di policy o procedura  di AbbVie della quale lei o lui sarebbe dovuto essere al corrente o consapevole può essere soggetto ad azione disciplinare. AbbVie non tollera ritorsioni contro nessuno che faccia in buona fede una segnalazione relativa a una violazione o potenziale violazione del nostro Codice, delle policy, delle Procedure, o leggi e regolamenti. Queste linee guida sono ben divulgate e applicate.

Una valutazione diretta

L’OEC utilizza i risultati di indagini interne, audit interni e programmi interni di monitoraggio per valutare l’efficacia e identificare le aree di miglioramento, l’aderenza dei programmi di compliance e le prassi di business pertinenti. In aggiunta consideriamo l’ambiente esterno, incluse le indagini del Governo,  accordi, i codici dell’industria e le lineee governative al fine di  identificare nuove  opportunità  per migliorare il programma di compliance.

Azione correttiva

I risultati delle indagini, di audit o di monitoraggi sono comunicati allo staff di OEC e ai dirigenti. Quando è identificata un’area di miglioramento, l’OEC e le altre funzioni AbbVie collaborano per rendere effettive le azioni correttive.

Helpline di Etica e Compliance

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